Lograr una gestión eficiente del inventario no implica tener menos stock, sino buscar el equilibrio entre el nivel de servicio al cliente y el capital inmovilizado.

Introducción

En muchas pymes del rubro distribuición y mayorista, el inventario es uno de los activos más importantes del negocio. Cuando el stock es insuficiente se pierden pportunidades de ventas, y por otra parte, cuando es excesivo se inmoviliza capital, aumentando costos de almacenamiento y con mayor riesgo de obsolescencia. 

El desafío no es simplemente comprar menos o vender más, sino administrar el inventario de manera inteligente.

1. Conocer aquellos productos realmente generan movimiento

No todos los artículos tienen la misma importancia. Es habitual encontrar empresas donde se cumple la ley de Pareto, y el 20 % de los productos representa el 80 % de las ventas, mientras cientos de referencias tienen muy baja rotación. Para ello, es necesario clasificar los productos según su importancia (por ejemplo, mediante un análisis ABC) permitiendo dedicar más atención a los artículos críticos y optimizar el esfuerzo de gestión.

2. Medir la rotación del inventario

Un producto que permanece demasiado tiempo en depósito consume recursos sin generar ingresos. Para identificarlos, hay que evaluar lo siguiente:

• ¿Cuántos días permanece el stock antes de venderse?

• ¿Qué productos tienen baja rotación?

• ¿Qué artículos llevan meses sin movimiento?

Esto ayuda a identificar oportunidades de mejora antes de que el problema se vuelva costoso.

3. Mantener niveles de stock según la demanda

El objetivo no debería ser llenar el depósito, pero tampoco quedarse sin mercadería.

Cada producto debería contar con un nivel de inventario coherente con las siguientes variables:

• la demanda histórica,

• la variabilidad de las ventas,

• el tiempo de reposición del proveedor,

• el nivel de servicio esperado.

4. Revisar periódicamente el inventario inmovilizado

Con el paso del tiempo es normal que algunos productos pierdan rotación. Detectarlos tempranamente permite tomar decisiones para agilizar su rotación, tales como:

• promociones,

• descuentos,

• devolución a proveedores (cuando sea posible),

• reemplazo por productos con mayor demanda.

Cuanto más tiempo permanece inmovilizado un producto, mayor es el costo financiero que genera.

5. Integrar ventas, compras y finanzas

Una buena gestión del inventario no depende únicamente del área de compras. También requiere coordinación entre:

• Ventas.

• Compras.

• Logística.

• Finanzas.

Cuando estas áreas trabajan con información compartida, es más sencillo equilibrar el nivel de servicio con la inversión en stock.

6. Medir los indicadores adecuados

Gestionar inventarios implica medir.

Algunos indicadores especialmente útiles son:

Días de Inventario (DIO)

¿Cuántos días permanece, en promedio, el inventario antes de venderse?. Esto permite evaluar en conjunción con los días de cobranzas a clientes (DSO) y pago a proveedores (DPO), el ciclo de caja completo.

Rotación de inventarios

¿Cuántas veces al año se renueva el stock?. Este indicador también puede medirse de manera mensual si fuera necesario.

Nivel de servicio

¿Qué porcentaje de pedidos se entrega completo y a tiempo?. Esto permite identificar ineficiencias que suman costos al mantenimiento de inventario.

Quiebres de stock

¿Cuántas ventas potenciales se pierden por falta de mercadería?

Inventario inmovilizado

¿Cuánto capital permanece detenido en productos de baja o nula rotación?. Obviamente, para poder accionar sobre los mismos.

7. Transformar los datos en decisiones

Muchas distribuidores y mayoristas ya disponen de la información necesaria en su ERP.

El verdadero desafío consiste en convertir esos datos en respuestas para preguntas como:

• ¿Qué productos deberían comprarse esta semana?

• ¿Qué artículos tienen exceso de stock?

• ¿Dónde está inmovilizado el capital?

• ¿Qué proveedor genera mayores tiempos de reposición?

• ¿Qué impacto tendría reducir el inventario un 10 %?

Es necesario relacionar toda esta información para generar planes de acción específicos para mitigar la inmovilización excesiva, lo que conlleva a la necesidad de fondos adicionales.Cuando la información se presenta mediante indicadores claros y actualizados, las decisiones dejan de basarse únicamente en la experiencia y comienzan a apoyarse también en datos.

Conclusión

Una gestión eficiente del inventario no consiste en reducir el stock indiscriminadamente, como indicamos al inicio de esta publicación. Busca encontrar el equilibrio entre la disponibilidad de productos y el capital necesario para sostener la operación.

Cada mejora en la gestión del inventario no solo libera recursos financieros, sino que también fortalece el servicio al cliente y mejora la rentabilidad del negocio.