Al iniciar la semana, una de las preguntas más habituales en muchas PyMEs es: "¿Cómo cerraron las ventas la semana pasada?".
Sin embargo, esa información, por sí sola, dice muy poco sobre el desempeño del negocio.
La verdadera pregunta debería ser:
¿Estamos avanzando al ritmo necesario para cumplir los objetivos del mes?
La diferencia parece sutil, pero representa un cambio muy importante en la forma de gestionar.
Analizar únicamente el resultado de la semana anterior nos lleva a mirar el pasado. En cambio, comparar el desempeño acumulado con los objetivos definidos permite detectar desvíos desde los primeros días del mes y generar acciones correctivas cuando todavía existe margen para reaccionar.
Esperar hasta la mitad o el final del mes para evaluar si se alcanzará el presupuesto suele reducir significativamente las alternativas disponibles. Una gestión basada en indicadores busca precisamente lo contrario: identificar los desvíos a tiempo para actuar antes de que sea demasiado tarde.
Mi lista de sugerencias sobre indicadores:
1. Cumplimiento de objetivos
Son los primeros que revisaría cada lunes.
Ventas acumuladas del mes.
Presupuesto acumulado.
Desvío (% y $).
Proyección de cierre del mes (Forecast).
La idea no es saber cuánto vendimos la semana pasada, sino responder: ¿Vamos camino a cumplir el objetivo?
2. Evolución de la cartera de clientes
Acá suele haber mucha información valiosa.
¿Cuántos incorporamos?
Uno de los indicadores más importantes. Muchas empresas sólo celebran los clientes nuevos y nunca analizan quiénes dejaron de comprar.
Aunque sigan comprando, una reducción importante puede ser una señal temprana.
3. Calidad de las ventas
No todo aumento de ventas implica una mejora del negocio.
Miraría:
¿Estamos vendiendo con el margen esperado?
¿Cada cliente compra más o menos que antes?
¿Qué productos están impulsando las ventas?
¿Se están vendiendo productos de menor rentabilidad?
4. Oportunidades y riesgos
Aquí el artículo empieza a diferenciarse.
¿Cuánto negocio podemos cerrar esta semana?
Pueden afectar las ventas del mes.
¿Qué porcentaje representan los cinco principales clientes? Si uno deja de comprar, ¿qué impacto tendría?
No alcanza con vender. También importa:
¿Estamos financiando demasiado a los clientes?
¿Las ventas están demandando más fondos?
¿Cuándo ingresará el dinero de las venta
El cambio cultural: hasta ahora, muchas PyMEs gestionan de esta forma:
Se fija un objetivo mensual. Durante gran parte del mes se trabaja sin medir el avance. Recién cerca del cierre se analiza si el objetivo se alcanzará. Si existe un desvío, queda muy poco margen para corregirlo. En ese esquema, los indicadores se utilizan para explicar un resultado.
Los indicadores deberían utilizarse para anticipar un resultado.
Ese es el cambio cultural. Gestionar no consiste en comprobar al final del mes si se alcanzó el objetivo. Consiste en evaluar permanentemente si seguimos avanzando en la dirección correcta y, cuando aparecen desvíos, disponer del mayor tiempo posible para corregirlos.
